Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden Allianz
Publikationen mit Sicherheit
Die Allianz Gruppe setzt für die Produktion von Geschäftsberichten auf das Redaktionssystem WoodWing Enterprise von WoodWing – und konnte bei erheblichen Kosteneinsparungen die Effizienz deutlich steigern. Die Allianz Gruppe ist einer der führenden globalen Dienstleister in den Bereichen Versicherungen, Bankgeschäft und Asset Management. Sie ist einer der größten Asset Manager der Welt und verwaltet Kapitalanlagen im Wert von 765 Milliarden Euro.
Das Unternehmen bedient weltweit mehr als 80 Millionen Kunden in rund 70 Ländern. Im Versicherungsgeschäft in Deutschland hat die Allianz die Marktführerschaft inne.
Solidität, Service und Kompetenz der Allianz stützen sich auf das Engagement von von über 180.000 Mitarbeitern. Im Geschäftsjahr 2007 erzielte die Allianz Gruppe einen Gesamtumsatz von rund 102 Milliarden Euro.
Die Holdinggesellschaft der Allianz Gruppe besitzt seit 2006 als erstes DAX- und erstes DJ- EURO-STOXX-50-Unternehmen die Rechtsform einer Europäischen Aktiengesellschaft (Societas Europaea) und firmiert als Allianz SE.
Die Aufgabenstellung
Als börsennotierte Gesellschaft unterliegt die Allianz natürlich den vorgeschriebenen umfangreichen Berichtspflichten. So sind etwa für die Allianz Group Quartals- und Jahresberichte zu publizieren, für die Allianz SE der Geschäftsbericht und vieles mehr.
All diese Medien wurden, so Bettina Stoob, bei der Allianz tätig im Group Management Reporting, in Kooperation mit einer Agentur im klassischen Verfahren produziert. Auf Seiten der Allianz wurden die Inhalte mit den Microsoft Office-Applikationen verfasst, die Agentur setzte anfangs QuarkXPress, später dann Adobe InDesign für die Gestaltung ein.
Der Workflow bei der Erstellung und Produktion von Finanzberichten ist kompliziert und aufwändig – viele Beteiligte aus den verschiedensten Abteilungen arbeiten unter hohem Zeitdruck zusammen. Und die Zahl der Korrekturläufe ist in der Regel immens.
Daher fiel die Entscheidung, zur Optimierung der Prozesse ein Redaktionssystem einzusetzen. Dabei lag die Zielsetzung auf der Hand – Zeit und Kosten sparen, die Qualität steigern und die Flexibilität erhöhen, das war die Devise. Und natürlich musste das System den hohen Anforderungen an die Sicherheit entsprechen.
Die Evaluierungsphase
Das Team der Allianz machte sich die Entscheidung nicht leicht. Insgesamt drei Systeme wurden auf Herz und Nieren geprüft. Ausgewählt wurden diese Systeme auch auf der Basis von Gesprächen mit Anwendern, die diese Lösungen bereits nutzten.
Nach der ausführlichen dreimonatigen Evaluierungsphase fiel die Entscheidung dann zugunsten von WoodWing Enterprise. Dazu Bettina Stoob: "Das Tool hat im Vergleich zu den anderen Systemen die meisten unserer Anforderungen erfüllt."
Die Umsetzung
Da das Projekt erst relativ spät vor der Produktion des nächsten Berichts gestartet werden konnte, stand nur wenig Zeit für die Umstellung zur Verfügung. Gerade in solchen Situationen kommt es auf kompetente und leistungsfähige Partner an.
Bettina Stoob erinnert sich: "Da wir vom Systemintegrator A&F Computersysteme optimal unterstützt wurden, ist die Umstellungsphase gut gelaufen – auch wenn wir natürlich einige Male ordentlich geschwitzt haben. A&F stand uns auch spätabends und an Wochenenden zur Seite. Wir hatten stets das Gefühl, kompetent und kundenorientiert beraten zu werden."
Die größten Veränderungen betrafen, so Frau Stoob, den Arbeitsablauf – der Prozess musste etabliert, die Kollegen überzeugt und geschult werden. Grundsätzlich ging die Einarbeitung aber schnell vonstatten. Der Leidensdruck durch die überholten, stark verbesserungswürdigen Prozesse war hoch, sodass die Akzeptanz für das neue System von Anfang an hoch war.
Das Fazit
Bettina Stoob zieht ein unumwunden positives Resumee: "Wir sparen Wartezeiten ein und können damit einen deutlich schnelleren "Turn-around" der Dokumente realisieren. Und wir konnten die Komplexität der Arbeitsabläufe deutlich reduzieren. Der Workflow ist schneller, weniger fehlerbehaftet und sehr viel übersichtlicher." Im Vergleich zur früheren Arbeitsweise konnten damit bei überschaubaren Investitionen erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Bettina Stoob: "Wir haben den Prozess im Griff und vermeiden unnötige Doppelarbeiten."
Dank dieser positiven Erfahrungen sollen in naher Zukunft weitere Kollegen und Abteilungen Zugang zur Publishing-Plattform erhalten.
