Erfolgreicher Wechsel in die Publishing-Neuzeit

Seit Anfang 2006 setzt die Axel Springer AG das Redaktionssystem WoodWing Enterprise ein. Heute werden damit an rund 650 Arbeitsplätzen einige der bekanntesten und auflagenstärksten Magazine Deutschlands produziert.

Das Unternehmen Axel Springer mit Sitz in Berlin wurde 1946 vom gleichnamigen Verleger gegründet. Die heute in Hamburg und Berlin beheimatete Axel Springer AG ist in Deutschland die Nummer eins im Zeitungsmarkt und drittgrößter Magazinverlag.

Die Axel Springer AG blieb auch im Krisenjahr 2009 hochprofitabel und gewann sogar noch Marktanteile hinzu. Die weltweit 10.740 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2009 einen Gesamtumsatz von 2,61 Milliarden Euro. Das Unternehmen hat auch 2009 sein crossmediales Geschäftsmodell konsequent weiterverfolgt und konnte sich damit im schwierigen Umfeld besser entwickeln als der Gesamtmarkt.

Das breite Medienportfolio umfasst erfolgreich etablierte multimediale Markenfamilien wie die der BILD- und der WELT-Gruppe. Axel Springer ist mit über 170 Zeitungen und Zeitschriften, über 60 Online-Angeboten für die unterschiedlichsten Interessengruppen und Informationsbedürfnisse sowie Beteiligungen an TV- und Radiosendern in 35 Ländern aktiv. Damit ist die Axel Springer AG eines der führenden europäischen Medienunternehmen.

In Deutschland werden derzeit 18 Magazine in den Segmenten TV-Programm, Auto, Sport, Computer sowie Frauen herausgegeben. Titel wie ComputerBild und AutoBild, HÖRZU, FUNKUHR und Bild der Frau sind seit vielen Jahren sehr erfolgreich und aus der deutschen Medienlandschaft nicht mehr wegzudenken. Dazu kommen Titel, die von Beteiligungsunternehmen produziert werden.

Die Aufgabenstellung

Lange Zeit, bis Ende 2005, wurden die Magazintitel von Axel Springer in einer traditionellen DTP-Umgebung produziert – die Prozesse waren nicht mehr zeitgemäß, ihre Effizienz verbesserungswürdig.

Daher fiel die Entscheidung, die Magazinproduktion durch den Einsatz eines Redaktionssystems zu optimieren. Die konsequente Umsetzung dieser Entscheidung lag in den Händen der ASmediaSystems, dem internen IT-Dienstleister des Verlagshauses.

Die Aufgabe war äußerst komplex, und das nicht allein durch die große Zahl der Titel. Jedes Magazin hat besondere Charakteristika, die den jeweiligen Workflow prägen. Dazu Ralf Müller-Stüben, bei der ASmediaSystems für den Zeitschriftenbereich zuständig: „Die ComputerBild beispielsweise ist sehr grafiklastig, die AutoBild hingegen lebt von besonders hochwertigen und emotionalen Fotos. Und die SportBild wird ähnlich wie eine Tageszeitung produziert – der Redaktionsschluss ist aus Gründen der Aktualität erst morgens um zwei Uhr.“ Zudem stellt, so Müller-Stüben, bei der SportBild die Vielzahl der Tabellen hohe Anforderungen an die Leistungsfähigkeit des Redaktionssystems.

Darüber hinaus musste mit Schwabach ein externer Standort eingebunden werden und auch die Installationen bei Axel Springer Schweiz, welche ein eigenes WoodWing-System betreiben, waren Bestandteil des Gesamtprojekts.

Die Evaluierungsphase

Im Vorfeld einer Systementscheidung einer solchen Dimension werden natürlich mehrere Systeme auf Herz und Nieren geprüft. Dazu Ralf Müller-Stüben: „Unser Ziel war es, alle Redaktionen nach und nach, aber konsequent auf die neuen Produktionsprozesse umzustellen. Dazu haben wir ein sehr kontrolliertes Verfahren entwickelt.“

Für jede einzelne Zeitschrift wurde unter Einbeziehung aller involvierten Stellen ein Anforderungskatalog erstellt, der die Basis für ein Pflichtenheft bildete, das im ersten Projektabschnitt erstellt wurde.

Der Anforderungskatalog wurde Bestandteil des Werkvertrages, über den die Zusammenarbeit mit dem Systemintegrator geregelt werden sollte. Dieser Vertrag definierte den Leistungsumfang und formulierte auch die Erwartungen an die Leistungsfähigkeit des Systems – er enthielt beispielsweise Angaben, wieviele Sekunden das Öffnen oder das Einchecken eines Artikels dauern darf.

Ralf Müller-Stüben zur zentralen Bedeutung des Werkvertrages: „Ein Projekt eines solchen Umfangs und einer solch entscheidenden Bedeutung lässt sich ohne ein wirklich stringentes Vorgehen nicht zielgerecht bewältigen.“

Die Entscheidung

Ralf Müller-Stüben erläutert für den Entscheidungsprozess wichtige Kriterien : „Natürlich waren die technischen Charakteristika der Systeme sehr maßgeblich für die Entscheidung. Nicht minder wichtig sind aber die beteiligten Unternehmen und Personen. Ein solches Projekt läuft über Jahre und der Start des Regelbetriebs beendet ja nicht die Zusammenarbeit der Partner. Da ist es entscheidend, dass die Chemie stimmt und wir uns auf den Partner voll und ganz verlassen können – auch, wenn mal schwierige Situationen auftreten sollten.“

Nach ausführlichen Tests und intensiven Gesprächen mit den jeweiligen Systemintegratoren fiel die Wahl schlussendlich auf WoodWing Enterprise. Müller-Stüben: „Neben dem System selbst haben uns das Engagement sowie die fachliche und menschliche Kompetenz sowohl des Systemintegrators, der A&F Computersysteme AG, als auch von WoodWing davon überzeugt, dass WoodWing Enterprise das richtige System für uns ist.“

Die Umsetzung

Dank der detailliert ausformulierten Anforderungen und Vorgaben lief die eigentliche Einführung des Systems in Relation zu Umfang und Komplexität problemlos. Zudem veranschlagte ASmediaSystems je Titel neun Monate für die Umstellung vom Konzept über Vertragsschließung und Umsetzung bis zum Ende der bis zu acht Wochen dauernden Stabilitätsphase.

Ralf Müller-Stüben: „Diese realistische Planung war wichtig, da die Anpassungen aufgrund der recht anspruchsvollen Workflows alles andere als marginal waren.“ Zudem wurde, so Ralf Müller-Stüben weiter, im Zuge der Einführung von WoodWing Enterprise gleichzeitig auch das Layoutprogramm gewechselt.

Olaf Hillenkamp, Chef vom Dienst der TV-Programmmagazine HÖRZU, FUNKUHR, Bildwoche und TVneu, erinnert sich: „Zu Beginn haben wir alle Redaktionen befragt, was sie von ihrem Wunsch-Redaktionssystem erwarten würden und sind auf alle Befindlichkeiten eingegangen.“

Technisch laufen alle Titel als Instanzen auf einer Linux-basierten Server-Plattform bestehend aus vier Servern – je einem Applikations- und Datenbankserver sowie je einem Backup- und einem Testsystem. Hinsichtlich der Storage-Strategie wird ein Storage Area Network (SAN) eingesetzt.

Um die Hochverfügbarkeit jederzeit absolut sicherzustellen, wird dieses SAN mit einem zweiten, gleich strukturierten System synchronisiert. Hinsichtlich der Datenbank entschied sich das Team für mySQL, dessen Leistungsfähigkeit, so Ralf Müller-Stüben, voll und ganz ausreicht. Für die Blattplanung ist Enterprise mit JournalDesigner integriert.

Derzeit greifen 650 Arbeitsplätze auf die Server zu. Entsprechend der unternehmensweiten Entscheidung bei Axel Springer wird client-seitig ausschließlich auf Apple Macintosh-Systemen unter Mac OS X gearbeitet.

Als erster Titel wurde Anfang 2006 die ComputerBild im Alltag mit WoodWing Enterprise produziert. Nach und nach wurden derzeit insgesamt 14 Titel auf die neue Produktionsweise umgestellt.

Bei den TV-Programmzeitschriften wird der redaktionelle Mantel mit Enterprise erstellt. Für den Programmteil selbst wurde im Rahmen eines technisch sehr anspruchsvollen Projekts eine individuelle Datenbank-Publishing-Lösung entwickelt, die ebenfalls auf Enterprise basiert. Damit fließen die Inhalte für den Programmteil aus der Datenbank ins Layout ein und werden automatisch entsprechend der Vorgaben formatiert.

Hohe Akzeptanz

Die glatte Einführung des Systems wirkte sich auch positiv auf die Akzeptanz durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. Zudem war der Wunsch nach innovativen, schnellen und komfortablen Produktionsprozessen sehr ausgeprägt. Olaf Hillenkamp: „In den Schulungen konnten wir richtig spüren, wie sehr sich die Teams in den Redaktionen auf die neuen Systeme freuen.“ Die Schulungen wurden ebenfalls von der A&F Computersysteme AG durchgeführt und deckten sowohl InDesign für die Layouter und InCopy für die Autoren als auch natürlich das Redaktionssystem Enterprise selbst ab. Sie wurden als ein- bis zweitägige Seminare angeboten. In besonderen Schulungen wurden Administratoren ausgebildet, die in jeder Redaktion die fachliche Administration des Redaktionssystems übernehmen.

Das Fazit

Ralf Müller-Stüben zieht ein durchweg positives Fazit: „Insbesondere auch durch die Art, wie A&F die einzelnen Projekte betreut hat und weiter betreut, wurden wir in unserer Entscheidung für WoodWing Enterprise voll und ganz bestätigt. Die Systeme laufen, so Ralf Müller-Stüben, ohne wesentliche Probleme und gestalten die Produktion unserer Magazine deutlich effizienter, sicherer und komfortabler.“

Die Einführung der zeitsparenden und kostensenkenden Workflow-Systeme von WoodWing konnte mit dazu beitragen, dass die Axel Springer AG sehr gut auf die Anforderungen der Neuzeit der Publishing-Branche vorbereitet ist.