Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden Basler Zeitung

Systemwechsel am Rhein

Redaktionssysteme sind das zentrale Produktionsmittel eines Zeitungs- oder Zeitschriftenverlages. Sie und die Rotation samt nachgelagerten Aggregaten halten Verlage am Leben.

Es gilt der Spruch: „Egal, was passiert, die Zeitung muss raus.“ Was bedeutet, dass bei diesen lebenswichtigen Aggregaten eigentlich nichts passieren darf. Zuverlässigkeit ist unabdingbar – ein Faktor, bei dem das Redaktionssystem von WoodWing weltweit massiv punktet. Die „Basler Zeitung“ (baz) hat sich nach intensivem Evaluationsprozess aus Überzeugung für diese von A&F angebotene und implementierte Lösung entschieden. Ein guter Entschluss, wie der Kunde resümiert.

Genau hinsehen und präzise entscheiden

Wie die meisten großen Verlage ist auch die baz-Vorstufenproduktion mit mehreren selbständigen Redaktionen im Hause verknüpft. Die Eigenständigkeit in Produktionsbelangen ist ein besonderes Kriterium – andererseits muss die Technik so viele Gemeinsamkeiten wie möglich haben. Aus Sicht der A&F ein Fall für WoodWing Smart Connection Enterprise, denn die Software kann so konfiguriert werden, dass sie exakt auf die Gepflogenheiten des jeweiligen Verlages eingeht – und dies ohne unmittelbare Eingriffe in den Kern der Programme.

Zeitungshäuser können sich kein Risiko erlauben. Erfolge der anderen Unternehmen auf dem Markt sind demnach ein wichtiger Faktor in der Evaluation. Flavio Schilirò, Leiter Produktion und Prepress bei der baz, bezog mit seinem Team die Erfahrungen anderer Häuser in die Entscheidung für Smart Connection Enterprise ein.

„Die Firma WoodWing hat verstanden, dass sich das Verlags-, Redaktions- und Medienumfeld in Zukunft stark verändern wird. Mit dem Produkt Smart Connection Enterprise hat sie die Antwort für wegweisende Produktionslösungen in der Medienlandschaft vorgelegt.“ Die Implementierungen in aller Welt erleichterten die Entscheidung: „Die Tatsache, dass sich WoodWing als einer der erfolgreichsten Entwickler im Adobe-Umfeld bezeichnen kann, ist auch ein Zeichen dafür, dass wir mit WoodWing einen zukunftsweisenden Anbieter gefunden haben.“

In Basel blieb man nicht im Ungefähren, schließlich waren es die folgenden Punkte, die den definitiven Ausschlag für Smart Connection Enterprise gaben:

• Gute Integration in die bestehende IT-Landschaft
• Moderne Schichtenarchitektur
• Offene Schnittstellen
• Arbeitsergonomie
• Plattformunabhängigkeit
• Exportmöglichkeiten (XML, PDF)
• Unterstützung der CS3 in allen Produkten von WoodWing
• Roadmap von Smart Connection Enterprise in Richtung Medien- und Content-Management

Weltweiter Shootingstar

Die Tatsache, dass das Redaktionssystem weltweit x-hundert Male erprobt ist, ständig optimiert wird und mit überzeugender Stabilität bei den anspruchsvollsten Verlagen im Einsatz steht, bewog baz-Projektleiter Flavio Schilirò, die Umstellung „auf einen Schlag“ vorzunehmen. Kurz vor der Hauptredaktion ist als Generalprobe die vergleichsweise kleine Redaktion der Gratiszeitung „Baslerstab“ umgestellt worden. Bald danach war das baz-Kulturmagazin an der Reihe.

Das Team baz und A&F haben sich schon einmal in der Branche einen Namen gemacht: Als eine der ersten Tageszeitungen stellten die baz 1994 ihre Redaktion und Anzeigenabteilung um. Die Schulung der Redaktoren nahm aufgrund jahrelanger Erfahrung mit offenen Systemen gerade mal einen Tag in Anspruch, dann waren sie fit für die Lösung von WoodWing. Da gleichzeitig auch die Hardware – sie war zusammen mit der Software „in die Jahre gekommen“ – komplett ersetzt wurde, gab es einen weiteren halben Tag OS-X-Schulung, dazu zusätzlich einen Halbtag für InCopy, die Software, mit welcher die Redaktoren im Workflow arbeiten.

Auch wenn diese Vorab-Umstellungen jeweils weniger als zwei Dutzend Arbeitsplätze betrafen, so hatte dies keinen unmittelbaren Einfluss auf die Implementierung, denn diese erfolgt an zentralen Servern. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist kein signifikanter Kosten-Multiplikationsfaktor mehr. Ein Grund übrigens, warum WoodWing weltweit immer wieder Ausschreibungen gewinnt – die Architektur führt zu teils drastischen Investitionskostenverminderungen gegenüber anderen, vor allem älteren Konzepten.

Erfolg durch Vorbereitung

In Basel also war man sich sicher, kein Wagnis einzugehen, sondern völlig rational zu handeln, als man an einem Freitagabend die bisherigen Systeme komplett ausschaltete. „Von da an hatten wir ein Zeitfenster von rund zwölf Stunden, um das neue System mit rund 150 Arbeitsplätzen – das im Hintergrund natürlich längst vorbereitet, getestet und in Betrieb war –  komplett aufzuschalten. Hätte ein unvorhergesehenes Ereignis den Erfolg verhindert, hätten wir bis Samstagnachmittag noch aufs alte zurückschalten können. Doch alles lief glatt, und so war der ‹point of no return› erreicht.“ Das hieß für die A&F-Techniker samt den Fachleuten der baz Konzentration pur. Mit geradezu sprichwörtlicher Schweizer Pünktlichkeit hieß es dann am Sonntagvormittag: Alle Systeme „grün“ – das neue ist betriebsbereit.

Intensive Vorgespräche, präzise Vorbereitung, ein gut durchdachter Zeitplan – das sind die wesentlichen Voraussetzungen, um sich vor Überraschungen zu schützen. Die Zusammenarbeit mit den jeweiligen Technikern der Redaktion ist für A&F seit jeher eine Selbstverständlichkeit. Wir informieren so detailliert wie möglich und investieren viel Zeit in Zuhören und Klärung von Anforderungen im Vorfeld. Geht es dann los, ist keine einzige Frage mehr offen, kein Detail nicht vorbesprochen, welches der Erfahrung und präzisen Vorplanung entgangen sein könnte. Akribie zahlt sich aus!

Zuhören – verstehen – individualisieren

Alle Konzepte entstehen als Topdown- Entwurf. Erst einmal wird definiert, was eine Verlagsleitung, eine Chefredaktion, einzelne Ressorts und die jeweiligen Mitarbeiter in ihren Aufgaben und Funktionen oder als Verbesserung ihrer Arbeitssituation sich vorstellen und haben möchten. Diese Individualisierung ist der wesentliche Teil der A&F-Dienstleistung bei der Implementierung; der rein technische Part dagegen eher Routine im positiven Sinne: Da läuft alles so kontrolliert und eingespielt wie immer.

Mutig, aber logisch und konsequent war die Entscheidung von Projektleiter Flavio Schilirò zur Umstellung der gesamten Hauptredaktion in einem Schritt. Man wurde mit einer Punktlandung belohnt. Die Gründe für WoodWing Smart Connection Enterprise entsprechen der Firmenphilosophie des renommierten Basler Verlagsunternehmens: Je stabiler ein System in sich, nach innen, ist, desto einfacher kann es auf neue Entwicklungen und Voraussetzungen angepasst werden. Das gilt nicht nur im Sinne von Führen und Management, von verlegerischem und unternehmerischem Konzept, sondern auch für die Technik, mit der man letzten Endes die Produkte herstellt, die den Sinn der Unternehmung repräsentieren – eben die Publikationen.

„WoodWing Smart Connection Enterprise ist eine Software, die deshalb entstand, weil andere Lösungen diesen Anspruch nicht zur Zufriedenheit vieler Verlagsunternehmen erfüllen konnten“ – und natürlich auch, weil die Ansprüche gestiegen sind. In Basel wie überall in der Welt gilt, dass sich die Daten aus anderen und in andere Programme übernehmen und überspielen lassen müssen, dass auf der Basis standardisierter Datenbanken Workflows und Medienplattformen gleichermaßen verknüpft werden müssen und sollen. Und dass Außenredaktionen, Korrespondenten, Agenturen und Freelancer mit der Redaktion und diese mit der Produktion interaktiv zusammenarbeiten. Damit das „Hin und Her nicht zum Drunter und Drüber wird“, wie jemand salopp formuliert vorgegeben hatte.

Flavio Schilirò hat den Schritt nicht bereut. Er wusste ja, „WoodWing Smart Connection Enterprise hat sich in der Medienlandschaft durch Steigerung der Produktivität und der Effizienz der Zeitschriften- und Zeitungsproduktion erfolgreich etabliert.“ 

Und deshalb ist es nicht überraschend, wenn er bilanziert: „Für die Firmenstrategie der "Basler Zeitung" ist die Entscheidung für WoodWing Smart Connection Enterprise richtungweisend.“ Die „Basler Zeitung“ hat also einmal mehr „aufs richtige Pferd gesetzt“.