Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden Finnair
Finanzkommunikation bei Finnair
Miltton Oy, eine Kommunikations-Agentur in Finnland, hat die finnische Fluggesellschaft Finnair von ihrer Art der Produktion von Geschäftsberichten überzeugt – mit WoodWing Enterprise.
Finnair, eine der ältesten Fluggesellschaften der Welt, wurde 1923 gegründet. Das Unternehmen bedient via Helsinki Destinationen insbesondere in Europa und Asien. Mit rund 9.700 Mitarbeitern befördert die Finnair Group Passagiere auf Geschäfts- und Urlaubsreisen, kümmert sich um die Wartung der Maschinen ebenso wie um Services am Boden und das Catering. Außerdem betreibt sie Reisebüros und Reservierungs-Services.
Die Bedeutung von Geschäftsberichten
Der Jahresbericht ist nicht nur die Visitenkarte eines Unternehmens, sondern die wichtigste Entscheidungsgrundlage für Investoren sowie die bedeutendste Informationsquelle für Aktionäre. Kurz und gut – die Finanzen eines Unternehmens hängen entscheidend von der Geschäftsberichterstattung ab. Ungenauigkeiten oder mangelnde Termintreue im Berichtswesen können weitreichende Konsequenzen auch rechtlicher Natur haben.
Ein Jahresbericht besteht generell aus dem Unternehmensprofil und dem Zahlenwerk. Ersteres ist üblicherweise sehr aufwändig gestaltet, um das Image des Unternehmens zu transportieren. Im Zahlenwerk kommt es auf höchste Präzision sowie die Einhaltung internationaler Standards für die Rechnungslegung wie IFRS und US GAAP an.
Bei Finnair ist die Investor Relations-Abteilung verantwortlich für die zeitgerechte Bereitstellung präziser Zahlen über die Finanzlage sowie die Darstellung der Zukunftsaussichten des Unternehmens – Informationen, die im Jahresbericht in attraktiver Form präzise publiziert werden sollen.
Geschäftsberichte auf traditionelle Art
Finnair arbeitet für die Produktion der Geschäftsberichte mit einer Kommunikationsagentur zusammen, die etwa für Fotografie und Layout zuständig ist. Die Inhalte werden von der Investor Relations- und der Finanzabteilung von Finnair zur Verfügung gestellt. Der Produktionsprozess mit seinen fortlaufenden Updates sowohl des Inhalts als auch der Gestaltung involviert auch externe Abteilungen und Partner. Die Kommunikation untereinander lief vor der Einführung von WoodWing Enterprise über E-Mail und Fax, manchmal wurden sogar noch Ausdrucke per Kurier zugestellt.
Ein Prozess dieser Art ist natürlich sehr fehlerträchtig. Nur zu schnell könnte z.B. die Agentur eine nicht mehr aktuelle Dateiversion verwenden, oder Korrekturen werden nicht in die nächste Version übernommen. Damit werden weitere Korrekturläufe notwendig, die eigentlich vermieden werden könnten.
Taneli Hassinen, für die Finanzkommunikation und Investor Relations zuständiger Vice President von Finnair: "Die Versionskontrolle war wirklich ein Albtraum, Korrekturen wurden zwar ausgeführt, fanden sich dann aber nicht in der aktuellen Version. Die Mitarbeiter waren frustriert und haben sehr viel Zeit durch die ständigen Überprüfungen und Korrekturläufe verloren.
Eine erprobte neue Arbeitsweise
Finnair wählte Miltton Oy für die Unterstützung bei der Produktion des Jahresberichts. Miltton ist eine schnell wachsende Kommunikationsagentur in Finnland. Sie bietet Lösungen für die strategische Planung der Kommunikation sowie die
Implementierung der nötigen Prozesse
Das Team von Miltton stellte Finnair ihre eigenen erprobten Arbeitsweisen vor. Basierend auf der langjährigen Erfahrung mit Kunden aus dem Corporate-Bereich empfahl Miltton ein Workflow-System bestehend aus Adobe InDesign, Adobe InCopy und WoodWing Enterprise.
Leena Löytömäki, Account Director für Finnair bei Miltton: "WoodWing Enterprise sorgt für eine sichere Produktion und Klarheit in der fortlaufenden Kommunikation mit den Kunden." Taneli Hassinen fügt hinzu: "Für uns war es von höchster Bedeutung, die Kontrolle über den gesamten Redaktionsprozess zu erlangen und uns auf die Sicherheit des Systems verlassen zu können."
Der neue Geschäftsbericht
Smartium Oy, langjähriger WoodWing-Partner und Systemintegrator für Miltton und Finnair, führte die Installation durch, schulte die Mitarbeiter und leistete den Support für WoodWing- und Adobe-Produkte. Adobe InCopy ist ein intuitiv nutzbares Programm, und die Integration mit WoodWing Enterprise ist nahtlos. Die Mitarbeiter von Finnair waren sehr schnell eingearbeitet und konnten den neuen Geschäftsbericht "aus dem Stand" erstellen.
Die Designer bei Miltton gestalten das Layout mit Adobe InDesign. Danach nutzen die Mitarbeiter von Finnair ausschließlich Adobe InCopy, um die Texte direkt ins Layout zu schreiben. WoodWing Enterprise kontrolliert die Dateien und Versionen und registriert alle durch die Autoren und Analysten gemachten Änderungen, die sofort umgesetzt werden.
Tatsächlich wurde der Arbeitsort der Autoren, Analysten und Designer nach der Umstellung auf WoodWing Enterprise irrelevant – sie können sogar vom Home-Office aus arbeiten. Hektisch per E-Mail übermittelte Korrekturen gehören der Vergangenheit an, und die Präzision konnte deutlich verbessert werden. Besonders wichtig ist aber, dass die Zahl der Korrekturläufe auf ein Minimum reduziert werden konnten. Davon hat auch die Finanzabteilung profitiert.
Das bringt die Zukunft
Der neue Geschäftsbericht von Finnair war ein voller Erfolg – sowohl für Miltton als auch für die Investor Relations von Finnair. In Zukunft sollen weitere Publikationen wie etwa mehrere interne Magazine mit WoodWing Enterprise produziert werden. Hassinen: "Die Zusammenarbeit mit Miltton und der Einsatz von WoodWing Enterprise – das waren zwei wirklich gute Entscheidungen."