Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden Gruner + Jahr (Hamburg)
Höhere Produktivität als willkommener Nebeneffekt
Beim Verlagshaus Gruner + Jahr produzieren am Standort Hamburg über 800 Mitarbeiter eine Reihe marktführender Publikationen wie Geo, Schöner Wohnen, Stern und viele andere mit dem Redaktionssystem WoodWing Enterprise.
Die Gruner + Jahr AG & Co. KG ist Europas führendes Druck- und Verlagshaus und der umsatzstärkste deutsche Verlag. Rund 13.500 Mitarbeiter erreichen mit mehr als 500 Magazinen und digitalen Angeboten Leser und Nutzer in über 30 Ländern. Das Credo des Hauses: Gruner + Jahr will weltweit die journalistische Heimat faszinierender Medienmarken sein und über Information, Inspiration und Unterhaltung das Leben von Menschen bereichern. Die Aktivitäten des inländischen Zeitschriftengeschäfts sind bei Gruner + Jahr Deutschland gebündelt an den Standorten Hamburg und München. In Hamburg verlegt Gruner + Jahr marktführende Titel wie unter anderem Art, Brigitte, Essen & Trinken, Gala, Geo, National Geographic, Schöner Wohnen und Stern und gibt Finanztitel wie Börse Online, Capital und Impulse heraus.
All diese Titel haben unterschiedlichste Charakteristika und damit gestalterische und technische Anforderungen. Bei Stern und Börse Online, beides hoch-aktuelle Titel, ist die schnelle Produktion besonders wichtig. Die Wirtschaftstitel leben von zahlenintensiven Tabellen und Grafiken. Und die Magazine Geo und Geo Saison sprechen ihre Leser mit einer Vielzahl packender Bilder an. Bis auf wenige Ausnahmen werden diese Titel mit dem Redaktionssystem Enterprise von WoodWing Software produziert. Damit arbeiten derzeit über 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Standort Hamburg mit dem System von WoodWing.
Die Zielsetzung
Bei der Einführung des Systems lag die Priorität zunächst nicht nur auf der Steigerung der Produktivität. Ziel war zum einen die Modernisierung der betagten Umgebung inklusive des damals eingesetzten Layoutprogramms.
Außerdem ging es um die Vereinheitlichung der Systeme über alle Redaktionen hinweg, womit Synergieeffekte und damit Einsparpotenziale erschlossen werden sollten. Zudem trägt die Vereinheitlichung zur Produktionssicherheit bei.
Gruner + Jahr arbeitete von der Entscheidung für den Wechsel über die Erstellung des umfassenden Pflichtenhefts und die Evaluierung bis hin zur Implementierung mit der ebenfalls in Hamburg ansässigen ProPublish AG zusammen, einem der beiden im deutschsprachigen Raum tätigen WoodWing Gold Authorized Solution Partner. Dazu Eduard Steen, Leiter Redaktionssysteme bei Gruner + Jahr in Hamburg: „Die Umsetzung eines solchen Projekts ist ohne einen kompetenten und leistungsfähigen Partner gar nicht durchführbar.“
Eduard Steen, Leiter Redaktionssysteme bei Gruner + Jahr in Hamburg
Die Evaluierungsphase
Das Team nahm sich für die Auswahl des Systems rund ein Jahr Zeit für umfassende Tests mehrerer Kandidaten. Ein wesentlicher Aspekt des Anforderungsprofils war die Möglichkeit der verlagsweiten Standardisierung auf nur ein System in möglichst der gleichen Version.
Ein hohes Maß an Flexibilität war ebenso gefordert wie Funktionen für die Automation von Prozessen. Außerdem sollte die transparente Integration mit angrenzenden Prozessen wie die umfassende Recherche sowie dem Honoraranstrich und der Druckvorstufe möglich sein. Als besondere Anforderung war die Einbindung externer Dienstleister formuliert, entweder direkt im Redaktionssystem oder durch automatisierte Ansteuerung.
Die Entscheidung
Die grundlegende Entscheidung für das Layoutprogramm war ein wesentlicher Treiber für die Auswahl des Redaktionssystems. Dazu Eduard Steen: „Wir votierten für InDesign, weil viele Aufgaben schlichtweg nicht einfacher gelöst werden können als in diesem Programm.“
Neben WoodWing Enterprise war unter anderem auch ein vorrangig an den Zeitungsbereich gerichtetes System im Ring. Eine solche Lösung sei jedoch, so Eduard Steen, nicht in der Lage, einen Magazin-Workflow praxisgerecht abzubilden. Zudem seien solche „monolithischen“ Systeme in der Regel zu unflexibel und zu starr.
Als wesentliches Ergebnis der Tests konnte festgehalten werden, dass WoodWing Enterprise neben dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis und den gewünschten Anpassungs- und Automatisierungsmöglichkeiten auch das geforderte Maß an Flexibilität bot.
Die Umsetzung
Die ersten Pilotprojekte mit Enterprise wurden bereits in 2005 durchgeführt. Zwischen 2006 und 2007 wurden die Magazine dann redaktionsweise auf die Enterprise-Versionen 4.1 und 4.2 umgestellt. Die Implementierung nahm jeweils nur drei Monate in Anspruch – inklusive der Planung, der Vorbereitung samt der Definition von Schnittstellen und etwaigen Updates von anderen Systemen.
Der eigentliche Wechsel auf das neue System dauerte etwa beim Stern nur zwei Wochen, bis die Produktion voll und ganz mit Enterprise abgewickelt werden konnte.
Im Frühjahr 2009 wurde dann im Rahmen der Zusammenlegung der Wirtschaftstitel – darunter so bekannte Publikationen wie Capital, Impulse und Börse Online – in Hamburg ein noch größerer Schritt gemacht.
Bei Capital wurde das dort bislang eingesetzte, ebenfalls Adobe InDesign-basierte Redaktionssystem durch WoodWing Enterprise ersetzt. Die komplette Implementierung bei den Wirtschaftstiteln war trotzdem in einem Zeitraum von nur drei Monaten abgeschlossen.
Die größte Veränderung war, so Eduard Steen, der Wechsel auf Adobe InDesign und die Umstellung vom früheren PostScript- auf seinen modernen PDF-basierten Workflow.
Die unter WoodWing 4 erstellten Titel und die mittlerweile mit WoodWing 5 produzierten Publikationen werden in je einem Server-Cluster erstellt. In der Regel wurde pro Verlagsgruppe oder Publikation eine eigene Arbeitsumgebung – eine sogenannte Instanz – eingerichtet, derzeit werden etwa 20 Instanzen betrieben.
Die Workflows in den Redaktions- und Layoutteams der einzelnen Titel sind sehr unterschiedlich. Da ist es wichtig, die Zugriffsrechte komfortabel und sicher definieren zu können.
Eduard Steen: „Die Rechtestruktur in Enterprise mutet zwar auf den ersten Blick etwas komplex an. Aber dafür ist das System sehr gut anpassbar. Man kann sehr detailliert sagen, ob jemand Dokumente zurückrufen kann oder weiterleiten darf.“ Der „Publikations-Admin“ kann direkt in der Redaktion eigenständig neue Hefte anlegen und muss dafür nicht etwa jeweils den IT-Administrator konsultieren. Alle Benutzer können Dokumente nach Bedarf entsperren, die Administration des Redaktionssystems selbst bleibt ihnen aber natürlich verwehrt.
Gruner + Jahr hat eine Reihe weiterer Lösungen in den WoodWing Enterprise-Workflow integriert. MadeToPrint von axaio etwa dient dem intelligenden Druck und Export aus InDesign heraus. Für die die Blattplanung setzt Gruner + Jahr auf JournalDesigner von dataplan. Für den Bildworkflow kommt eine individuelle Lösung zum Einsatz, beim Stern wurden zusätzlich noch die Dudenkorrektur sowie eine Applikation für die Druckvorstufe integriert.
Einbindung der Repro: hohe Produktivität
Das Haus Gruner + Jahr arbeitet mit einer Reihe externer Repro-Dienstleister zusammen, die mindestens einen voll ausgestatteten Rechner zur Verfügung gestellt bekommen. Die Repro-Partner werden transparent in die in WoodWing Enterprise definierten Workflows integriert und arbeiten im Fernzugriff direkt im Redaktionssystem. Haben die Redaktions- und Layoutteams eine Strecke fertiggestellt, wird deren Status auf „Repro“ gesetzt und die Seiten damit dem jeweiligen Dienstleister zugänglich gemacht.
Eduard Steen hebt hervor, dass über diesen Ansatz die Prozesse sehr deutlich vereinfacht und die Produktivität signifikant gesteigert werden konnte. Allerdings setzt diese Strategie, so Steen, hohe Konsistenz und Sicherheit des Redaktionssystems voraus, Aspekte, die bei WoodWing Enterprise zur vollsten Zufriedenheit erfüllt seien.
Hohe Akzeptanz bei den Nutzern
Für die meisten Redaktions- und Layoutteams bei Gruner + Jahr war die Einführung von WoodWing Enterprise die erste Berührung mit einem Redaktionssystem. Trotzdem war, so Eduard Steen, die Akzeptanz von Enterprise von An fang an sehr hoch.
Eduard Steen fährt fort: „Natürlich wurde das neue System im Vergleich mit der bis zur Umstellung eingesetzten Umgebung als positiver Wandel erlebt. Wenn eine neue Lösung aber zu viel Umstellung erfordert oder nicht intuitiv zu bedienen ist, wird sie schlicht und einfach nicht angenommen, da helfen dann auch Trainingsmaßnahmen nur bedingt. Bei WoodWing Enterprise hatten wir keine Schwierigkeiten mit der Annahme des Redaktionssystems durch die Mitarbeiter.“
Das Fazit
Die Einführung von WoodWing Enterprise bei Gruner + Jahr in Hamburg führte, obwohl dies zunächst nicht einmal die erklärte Zielsetzung war, durch die tiefgreifende Optimierung der Abläufe zu einer deutlichen Steigerung der Produktivität. Garanten dafür waren unter anderem die hohe Flexibilität des Systems und die Funktionen für die Automatisierung von Prozessen sowie die Möglichkeiten der sicheren Integration extern tätiger Partner.
