Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden HOCHTIEF
HOCHTIEF AG startet durch mit WoodWing Enterprise
Bei der Erstellung aller wichtigen Geschäftspublikationen setzt die HOCHTIEF Aktiengesellschaft auf das Adobe InDesign / InCopy basierte Redaktionssystem WoodWing Enterprise.
Die 1875 gegründete HOCHTIEF Aktiengesellschaft ist heute der drittgrößte Baudienstleister der Welt. HOCHTIEF hat rund 47.000 Mitarbeiter, und das Leistungsspektrum umfasst vier eng verzahnte Module: Entwicklung, Bau, Dienstleistungen sowie Konzessionen und Betrieb. Doch HOCHTIEF gehört nicht nur zu den erfolgreichsten Unternehmen der Baubranche, der Name steht auch international für nachhaltiges Bauen. Der Schutz der Natur und die Verbesserung der Lebensqualität sowie gesellschaftliche Verantwortung gehören zu den Firmenzielen und werden weltweit erfolgreich praktiziert.
Die Aufgabenstellung
Beim Produzieren von Unternehmenspublikationen kommt es HOCHTIEF darauf an, das Unternehmen in der Öffentlichkeit, vor allem bei Investoren und Aktionären, angemessen darzustellen. Geschäftsberichte, Quartalsberichte, Umweltberichte, Kunden- oder Mitarbeitermagazine sind wichtige Außendarstellungen für das Unternehmen und müssen sorgfältig und technologisch stets auf dem höchsten Niveau produziert werden. So wurde ein Redaktionssystem gesucht, welches die hohen Anforderungen und Qualitätsstandards von HOCHTIEF auch in die Praxis umsetzen kann.
Die Evaluierungsphase
Christopher D. J. Butterfield ist Projektmanager für digitales Kommunikations-Design bei der HOCHTIEF Aktiengesellschaft und kennt sich mit den Produktionstücken hochwertiger Druckerzeugnisse aus. Bislang wurden alle Berichte allein mit Adobe InDesign produziert, doch nach erfolgreichem Test des datenbankbasierten Redaktionssystems WoodWing Enterprise des holländischen Herstellers WoodWing Software, hat man sich entschieden, den Geschäftsbericht, Quartalsberichte und Umweltberichte mit WoodWing Enterprise zu produzieren. Butterfield stellt dabei sehr hohe Qualitätsansprüche: "Der Geschäftsbericht beispielsweise ist mehr als nur die Außendarstellung des Unternehmens: Er bildet die Entscheidungsgrundlage für Investoren und ist auch Arbeitsgrundlage der Öffentlichkeitsarbeit und Presse. Außerdem ist er entscheidend für die Bewertung im Wettbewerb um den besten Geschäftsbericht des ManagerMagazins. Da auch der Vorstand an der Erstellung mitarbeitet, hat der Geschäftsbericht einen besonders hohen Stellenwert und erfreut sich vollster Aufmerksamkeit, noch vor der Image-Broschüre", so Butterfield.
Die Umsetzung
"Nachdem wir erfolgreich eine Demoversion von WoodWing Enterprise testen konnten, hat uns WoodWings deutscher Softwaredistributor Impressed GmbH den Systemintegrator Jeberien Consulting zur Beratung empfohlen. Herr Jeberien hat uns die Entscheidung zugunsten dieser Produktionslösung leicht gemacht. Die Umstellung konnte er dann zusammen mit dem Team von HOCHTIEF in weniger als einem Monat problemlos durchziehen. Die Installation des WoodWing Enterprise-Servers und der Adobe InDesign / InCopy-Clients wurde zwischen Weihnachten und Neujahr 2006 durchgeführt, die Schulungen des redaktionellen Teams folgte Anfang Januar 2007. Der neue zweisprachige Geschäftsbericht 2006 wurde pünktlich Mitte Februar 2007 fertiggestellt", betont Butterfield. "Da bei HOCHTIEF sehr hohe Sicherheitsstandards gelten, um externe Zugriffe auf die zentrale Systemlösung auszuschließen, waren kaum andere Redaktionssysteme möglich. Außerdem kam nur eine datenbankgestützte Lösung für die hohe Anzahl von Benutzern, die Zugriffssteuerung, die Versionierung und die Nachverfolgung von Änderungen infrage. Die Sicherheit und Flexibilität von WoodWing Enterprise ist nur schwer zu übertreffen", lobt der zuständige Projektmanager von HOCHTIEF.
Um die Stärken von WoodWing Enterprise in vollem Umfange auch bei HOCHTIEF zu nutzen, wurde der Produktions-Workflow leicht modifiziert, und die Redakteure sahen sich mit einigen Änderungen konfrontiert. Butterfield betont dabei den reibungslosen Ablauf in allen Bereichen: "Für die Redakteure war die Arbeit mit Adobe InCopy neu, denn sie hatten vorher nur mit Adobe InDesign gearbeitet. Jetzt konnten sie, wie z.B. auch Kollegen aus dem Rechnungswesen, direkt in den redaktionellen Workflow eingebunden werden. Auch die Übersetzer werden voll integriert, und das fehleranfällige manuelle Übertragen von Korrekturen auf Papier in das Layout fällt weg."
Das Fazit
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die gesteigerte Produktivität. "Wir können jetzt beide Sprachversionen des Geschäftsberichtes gleichzeitig erstellen. Der enge Zeitplan konnte nur durch die Umstellung auf WoodWing Enterprise eingehalten werden. Das zeitgleiche Arbeiten von Redaktion, Layout und Übersetzung bedeutet eine immense Effektivitätssteigerung. Wir sehen WoodWing Enterprise dabei als eine Investition in die Zukunft. Die Kosten können wir deutlich senken - die Produktivität dabei stark erhöhen", meint Butterfield. "Aber wir haben uns nicht nur aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses für WoodWing Enterprise entschieden. Ausschlaggebend waren auch die erzielbare Effizienzsteigerung, die Zeitersparnis und die neuen Funktionalitäten für unseren Workflow wie paralleles Arbeiten, Versionierung, Nachverfolgung, Produktionsüberblick etc. Übersichtliches und organisiertes Arbeiten ist nun kein Problem mehr."
Butterfield lobt in Bezug auf die Einführung von WoodWing Enterprise auch ausdrücklich die gute Zusammenarbeit mit der eigenen DTP-Agentur und dem Systemintegrator: "Unsere DTP-Agentur Creafix, insbesondere Herr Gräfingholt, hat uns bei der kurzfristigen Umsetzung große Dienste geleistet und uns bestens unterstützt. Sehr gut war auch die Zusammenarbeit mit dem Systemintegrator Jeberien Consulting, der zuverlässig und stets erreichbar in nur drei Wochen die gesamte Umstellung realisiert hat."
