Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden mpm Corporate Communications Solutions

Die Finanzkommunikations- und Corporate Publishing-Agentur mpm bietet ihren Kunden mit dem auf WoodWing Enterprise basierenden mpm OnlinePublisher ein effizientes Cross-Media-Publishing-System.

Die Redaktion, Gestaltung und Produktion von Geschäftsberichten insbesondere börsennotierter Unternehmen gilt als die Königsdisziplin im Publishing-Bereich – und das nicht ohne Grund. Nicht nur, dass eine Vielzahl unternehmensinterner Abteilungen an den Werken arbeiten, auch externe Partner wie Agenturen für Investor Relations, Public Relations und Werbung sowie Anwalts- und Steuerkanzleien müssen in den Prozess eingebunden werden. 

Der Workflow ist sehr anspruchsvoll, da Geschäftsberichte meist unter hohem Zeitdruck produziert werden, das Aufkommen an Korrekturen sehr hoch ist und zudem höchste Ansprüche an die Präzision erfüllt werden müssen. Traditionelle Prozesse können diese Anforderungen nur unvollkommen abbilden – Abstimmungs- und Korrekturrunden sind äußerst zeit- und kostenaufwändig.

Dazu kommt, dass eine Print-Version des Geschäftsberichts heute bei weitem nicht mehr ausreicht. Neben der Publikation im Web und im elektronischen Bundesanzeiger gewinnt die Publikation auf Tablet-Computern wie Apples iPad oder unter Googles Betriebsystem Android laufenden Geräten auch für Geschäftsberichte immer mehr an Bedeutung. 

Die Basis: WoodWing Enterprise

Die in Mainz ansässige Agentur für Financial und Corporate Communications mpm media process management gmbh hat sich diesem Anforderungsprofil angenommen und bietet ihren Kunden mit dem auf dem Cross-Media-Publishing-System WoodWing Enterprise basierenden mpm OnlinePublisher eine effiziente Rundum-Lösung. In Sachen Technik beratend unterstützt wird sie dabei  durch die ProPublish AG, einen in Hamburg ansässigen WoodWing Gold Authorized Solution Partner.

Integriert in das von mpm entwickelte Digital Marketing Center – einer kompletten Umgebung für das Kommunikationsmanagement bestehend unter anderem aus der mpm Mediendatenbank, dem mpm Online Print Center, dem PowerPoint Manager und dem mpm eMarketing – ermöglicht der mpm OnlinePublisher die hocheffiziente Produktion cross-medialer Geschäftsberichte. 

Dazu Frank Bockius, Geschäftsführer von mpm: „WoodWing Enterprise setzt auf Adobe InDesign und InCopy auf, nutzt Standardtechnologien und OpenSource-Komponenten. Damit bietet das System im Hinblick auf Offenheit und Flexibilität einen sehr hohen Freiheitsgrad und die beteiligten Mitarbeiter können sich schnell einarbeiten. Das war ein wichtiger Grund, warum wir uns für WoodWing Enterprise als Basis unseres OnlinePublishers entschieden haben.“ 

Sofortige Zeit- und Kostenvorteile

Die Agentur hostet die Lösung und bietet sie ihren Kunden – unter anderem der SEB AG, Generali Investments, HSBC Trinkaus, ING DiBA, KanAm Grund, Henkel, Boehringer Ingelheim und Leifheit – im ASP-Mietmodell an, damit ist der Einstieg sehr kostengünstig möglich. Zudem kann das System bei steigenden Anforderungen jederzeit problemlos angepasst werden.

Da WoodWing Enterprise und somit auch der mpm OnlinePublisher web-basiert sind, ist eine wie bei der Produktion von Geschäftsberichten nötige verteilte Arbeitsweise kein Problem – interne und externe Teilnehmer am Workflow loggen sich von überall her in das zentral verwaltete System ein. Die fein strukturierbare Rechteverwaltung sorgt für die nötige Sicherheit.

Einsparungen bis zu 50 Prozent

Einer der wesentlichen Vorteile des Systems liegt in der sehr deutlichen Straffung der Korrektur- und Abstimmungsprozesse. Frank Bockius: „Sämtliche Änderungen können von den jeweiligen Stellen selbst direkt im bereits layouteten Datenbestand durchgeführt werden. Die bislang nötige aufwändige und fehlerträchtige Kommunikation selbst der kleinsten Modifikationen entfällt damit. Das System protokolliert die Änderungen klar nachvollziehbar, speichert und verwaltet Zwischenversionen und steigert somit nochmals die Sicherheit der Abläufe. Je nach Ausgangslage lassen sich damit zwischen 30 und 50 Prozent Zeit und Kosten einsparen – gerade bei den sehr engen Terminplänen und Budgetrahmen ein enormer Vorteil.

Effizientes Tabellenmanagement

Das umfassende Zahlenwerk eines Geschäftsberichts macht ein effizientes und sicheres Management der Tabellen und deren reibungslose Integration in das Layout nötig. Der mpm OnlinePublisher bietet dafür umfassende Funktionen, auf die auch die SEB AG, die deutsche Tochter der skandinavischen SEB-Gruppe vertraut. 

Der Finanzdienstleister betreut in Deutschland rund eine Million Kunden. Seinen Geschäftsbericht veröffentlicht das Unternehmen ausschließlich online in zwei Versionen – einmal nach den deutschen HGB-Normen und einmal nach den internationalen IFRS-Standards. 

Hohe Effizienz auch im Mehrsprachensatz

Basierend auf der Ebenenfunktion von Adobe InDesign und der Versionskontrolle von WoodWing Enterprise erleichtert der mpm OnlinePublisher auch die Erstellung fremdsprachiger Fassungen der Geschäftsberichte. Das System spielt auch hier seine Vorteile in Sachen Sicherheit und Zeit- und Kosteneinsparung aus.

Create once, publish many – auch auf Tablets

Aufgrund der integrierten HTML-Schnittstelle kann die SEB AG den Bericht schnell online publizieren und unkompliziert zur Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger übertragen. Und dank der WoodWing Digital Magazine Tools ist auch die Publikation auf dem iPad und anderen Tablet-Plattformen sehr effizient möglich. 

Dazu Frank Bockius: „Diese Flexibilität hinsichtlich der Publikationskanäle ist ein weiterer entscheidender Vorteil des Systems. Gleichgültig, ob in Print oder Online oder auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets veröffentlicht werden soll – WoodWing Enterprise und damit auch der OnlinePublisher von mpm lassen alle Wege offen.“

Das Fazit

Ohne ein leistungsfähiges cross-mediales Redaktionssystem wie den auf WoodWing Enterprise basierenden mpm OnlinePublisher können aufwändige Geschäftsberichte angesichts des hohen Termin- und Kostendrucks sowie der Zahl und Verschiedenheit der zu unterstützenden Medienkanäle gar nicht produziert werden.

Natürlich eignet sich der mpm OnlinePublisher nicht nur für die effiziente Erstellung von Geschäftsberichten, sondern kann auch für die Produktion anderer Medien wie Kunden- und Mitarbeitermagazinen, Online-Präsenzen und Katalogen sowie im Mobile Publishing eingesetzt werden.