Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden Munich Re
Munich Re erzielt positive Bilanzen mit WoodWing Enterprise
Bei Geschäftsberichten und anderen Publikationen vertraut der Münchner Konzern auf Sicherheit und Präzision mit der aus Holland stammenden Enterprise Publishing Plattform von WoodWing.
Die Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft in München ist die Muttergesellschaft von Munich Re, die als einer der weltweit größten Unternehmen in den Bereichen Rückversicherung, Erstversicherung und Assetmanagement tätig ist. Gegründet im Jahre 1880 ist sie eine Pionierin auf dem Gebiet der Rückversicherung und stützt ihre Expertise auf die Geschäftserfahrung von fast 130 Jahren sowie auf mittlerweile 44.000 Mitarbeiter. Der Stammsitz des Unternehmens ist in München, zahlreiche Zweigniederlassungen sind auf allen Kontinenten der Welt.
Das Münchner Traditionsunternehmen ist nahezu in jeder Sparte der Versicherung aktiv. Dazu zählen diverse Personenversicherungen, aber auch Transport-, Luftfahrt-, Feuer- und technische Versicherungen. Konkret rückversichert Munich Re hier beispielsweise die Risiken von Ölplattformen, Satellitentechnologie oder Naturkatastrophen.
Mit der Tochter ERGO Versicherungsgruppe AG, die mit Marken wie D.A.S., Victoria oder Hamburg-Mannheimer alle Bereiche der Personenversicherung abdeckt, und der Europäischen Reiseversicherung AG ist Munich Re mit an der Spitze der Erstversicherungen in Deutschland. Darüber hinaus bietet sie Dienstleistungen in den Bereichen Assetmanagement und Geldanlagen.
Die Aufgabe
Als börsennotiertes Unternehmen ist Munich Re zur Publikation von Geschäfts- und Quartalsberichten verpflichtet. Diese enthalten detaillierte Finanzinformationen, geben Aufschluss über die Geschäftsentwicklung, präsentieren das komplette Leistungsspektrum sowie das Mission-Statement von Munich Re: Aus Risiko Wert zu schaffen.
In der Unternehmenskommunikation gilt die Erstellung solcher Berichte als „Kardinalsdisziplin“. Zeitdruck, extremer Korrekturaufwand und der Informationszufluss von Seiten vieler Beteiligter tragen dieser Bezeichnung Rechnung. Hinzu kommt, dass Informationen im Geschäftsbericht börsenrelevant sind und bis zu dessen Veröffentlichung absolut vertraulich sein müssen. Die Produktion der Geschäftsberichte bei Munich Re sollte effizienter gestaltet und die Transparenz der geschilderten Arbeitsabläufe erhöht werden, ohne bei der Informationssicherheit Abstriche machen zu müssen. Aus diesem Grund entschied sich Munich Re im Oktober 2006, für die Produktion der Geschäftsberichte eine Publishing-Lösung einzusetzen.
Bis zu diesem Zeitpunkt erstellte Munich Re die Geschäftsberichte und weitere Publikationen im gängigen Verfahren: Textmanuskripte wurden in Office Word, Tabellen in Office Excel angefertigt, mit QuarkXPress, Photoshop und Illustrator wurden die Layouts erstellt. Augustin Luginger, Projektleiter bei Munich Re, erinnert sich: „Unsere Basisanforderungen an eine Corporate-Publishing-Lösung: Datensicherheit, Zeit- und Kostenersparnis, Reduzierung von Korrekturläufen, Nachvollziehbarkeit der Versionsänderungen und ein einfach zu administrierendes, differenzierbares Rollen- und Rechtesystem.“
Die Evaluierungsphase
Nach umfangreichen Recherchen in einschlägigen Fachmedien nahm sich Munich Re zehn Monate lang Zeit, um drei Publishing-Lösungen mittels In-house-Präsentationen sowie Gesprächen mit Anwendern zu prüfen. Enterprise konnte sich dann in Sachen Kompatibilität und Preis gegen die Mitbewerber durchsetzen.
Eine wesentliche Rolle spielten auch die hauseigenen Voraussetzungen bezüglich der Datenbank. „Ausschlaggebend für Enterprise war die Verwendung einer Standarddatenbank (Oracle) gegenüber einer proprietären Lösung eines Konkurrenzproduktes. Eine weitere Lösung fiel aus Kostengründen frühzeitig aus dem Rennen“, erläutert Augustin Luginger die Begründung für Enterprise.
Die Umsetzung
Die Installation und Implementierung von Enterprise erfolgte ab Ende August 2007. Innerhalb von einem Monat wurde eine Installationsgröße von ca. 50 Plätzen für InCopy und InDesign realisiert, die im Concurrent-User-Modell genutzt werden.
Die Installation von Enterprise erfolgte in Abstimmung mit den hohen Sicherheitsstandards bei Munich Re, die zum Schutz sämtlicher sensibler Daten, Rechner und Netzwerke eingesetzt werden. Enterprise wurde verschiedenen Sicherheitstests unterzogen, die vom konzerneigenen Kompetenzzentrum in Toronto durchgeführt wurden. Obwohl Enterprise generell einen hohen Sicherheitsstandard bietet, wurde dieser im Zuge der Tests optimiert. Die Flexibilität von Enterprise erlaubte eine problemlose schrittweise Anpassung an die vorgegebenen Sicherheitsstandards. Trotz dieser Anforderungen und der dezentralen Zusammenarbeit der beteiligten Parteien in München, Toronto und Hamburg konnte diese Frühphase der Installation erfolgreich und in kurzer Zeit abgeschlossen werden. „Durch die intensive Zusammenarbeit unserer IT mit dem Systemintegrator ProPublish AG aus Hamburg konnte die aufgrund der hohen Sicherheitsstandards bei Munich Re komplexe Installation reibungslos durchgeführt werden“, erklärt Augustin Luginger.
In der zweiten Phase begann die individuelle Gestaltung der Publishing-Plattform. Zunächst mit einem von der ProPublish AG durchgeführten Workshop, der die Definition eines Workflows zum Ziel hatte. Damit wurde die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte im Erstellungsprozess wie beispielsweise Layout- und Artikelerstellung festgelegt, wie sie von Enterprise künftig ausgeführt werden soll. Im nächsten Schritt folgten die Schulungen für die künftigen Anwender.
Ende September 2007 ging Enterprise dann mit dem Quartalsbericht 3/2007 an den Start. Da die Abläufe bei der Erstellung dieses Berichtes ähnlich denen des Geschäftsberichtes sind, war der Quartalsbericht quasi dessen Pilotprojekt.
Augustin Luginger begründet dies folgendermaßen: „Wir haben uns im Haus ganz bewusst für ein geschäftskritisches Projekt gegenüber einer unkomplizierteren Publikation entschieden, um bei allen Beteiligten die notwendige Aufmerksamkeit zu erzeugen, die bei der Einführung einer solch umfassenden Veränderung nötig ist. So konnten wir den Aufwand für den bevorstehenden Geschäftsbericht besser einschätzen.“ Der Quartalsbericht 3/2007 erschien dann am 5. November 2007. Vom Zeitpunkt der Installation von Enterprise bis zum fertigen Bericht waren also insgesamt sechs Wochen vergangen.
Der Workflow bei der Erstellung der Quartals- und der Geschäftsberichte ist nun folgender: die Mitarbeiter aus den beiden Abteilungen Group Reporting und Reinsurance Accounting bei Munich Re verwenden Daten und Zahlen, die aus SAP-Unternehmenssoftware stammen. Diese Daten werden in Excel bereitgestellt und anschließend für den Geschäftsbericht vorbereitet. Mit weiteren Zusatztools für Enterprise, Smart Mover und Smart Styles, wurde die technische Verbindung zwischen SAP, Excel und InDesign geschaffen. Zahlen aus SAP werden nun wie gewohnt in Excel aufbereitet, müssen aber dann nicht wie vorher erneut in InDesign erfasst werden. Die Daten werden mit Hilfe des Smart Movers in Enterprise importiert. Smart Styles sorgt für die automatisierte Formatierung der Excel-Tabellen in InDesign. Die Automatisierung dieser Prozesse spart Zeit und beugt Fehlern vor, die beim Übertrag entstehen konnten.
Augustin Luginger war von der Integrationsfähigkeit von Enterprise voll überzeugt: „Eine besondere Anforderung war der Sprung zwischen Excel und InDesign. Mittels Smart Mover und Smart Styles ist dieser elegant gelungen.“
Im September 2008 erfolgte bei Munich Re eine konzernweite Umstellung des Betriebssystems von Windows XP auf Windows Vista. Die Vistafähigkeit als weiteres Prädikat von Enterprise ermöglichte eine Anpassung durch die hauseigene IT, die ProPublish AG und WoodWing.
Das Ergebnis
Die größten Veränderungen, die sich mit der Einführung von Enterprise bei Munich Re ergaben, konnten trotz der anspruchsvollen technischen Umstellung laut Augustin Luginger jedoch direkt bei den Anwendern festgestellt werden: „An die Mitarbeiter musste die Bereitschaft und das Verständnis für kollaboratives Denken und Handeln vermittelt werden. Alle Contentgeber stehen jetzt einer größeren Eigenverantwortung hinsichtlich des transparenter gewordenen Produktionsumfeldes gegenüber.“
Schon ab der ersten Publikation mit Enterprise machte sich die gesteigerte Produktivität auf sämtlichen Ebenen bemerkbar: der gleichzeitige und zeitlich unbegrenzte Zugriff der Mitarbeiter auf die Inhalte und Layouts versetzte Munich Re erstmals in die Lage, die Finanzberichte komplett im Haus zu produzieren. Mit dem dadurch erzielten Wegfall externer Schnittstellen konnte während der Produktionsphase die Datensicherheit erhöht werden.
Enterprise brachte zudem Struktur in den Produktionsprozess: Es gibt immer einen verbindlichen Stand der Version der Publikation, was parallele Prozesse diesbezüglich ausschließt. Dabei ist es den Beteiligten jederzeit möglich, den Stand der einzelnen Teile der Quartals- und Geschäftsberichte abzurufen. Der Produktionsprozess konnte auf diese Weise enorm gestrafft werden. Augustin Luginger ergänzt weitere Vorteile: „Mit Enterprise konnten wir die Produktionskosten bei deutlich erhöhter Produktivität senken. Besonders erfreulich erschien uns, dass sich die Bedienung von Enterprise leichter als erwartet gestaltete.“
Die erfolgreiche Erstellung der Finanzberichte stand Pate für die Umstellung der sechssprachigen Kundenseminarbroschüre „Wissen im Dialog“ und des seit über fünf Jahrzehnten in fünf Sprachen erscheinenden „Schadenspiegel“, die fortan auch mit Enterprise produziert werden. Weitere Projekte sind in Vorbereitung und werden folgen.
Die nächsten Schritte
Hinsichtlich des Ausbaus von Enterprise bei Munich Re erfolgt in Kürze eine Erweiterung der Benutzerplätze. Beobachtet werden soll auch die Entwicklung von Content Station, der neuen Applikation für das medienneutrale Management von Inhalten. Inhalte können mit der Content Station in einem Schritt für verschiedene Medien bereitgestellt werden. Die Integration der Übersetzungssoftware TRADOS in Enterprise, um auch die mehrsprachigen Broschüren noch besser in das Produktionsumfeld mit anzubinden, formuliert Munich Re als Wunsch an WoodWing.
