Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden Network

Das Tax free-Kundenmagazin

Acht Leute, zehn Städte und dreitausend Seiten pro Jahr – das sind die Eckdaten des Shopping Guides von Global Refund. Der früher aufwändige Produktionsprozess konnte mit WoodWing Enterprise deutlich gestrafft werden.

Wer in einer der großen deutschen Städte mit Flughafen Hotelgast war, kennt dieses Magazin, in den meisten Hotels liegt es aus. Und jeder ausländische Gast wird sich besonders dafür interessieren – denn der "Shopping Guide" von Global Refund informiert nicht nur über die besten Shopping-Spots der jeweiligen Stadt, sondern auch darüber, wie und wo man sich am Flughafen die für die gekauften Produkte gezahlte Mehrwertsteuer rückerstatten lassen kann.

Herausgegeben wird der attraktive Shopping Guide von dem schwedischen Unternehmen Global Refund, das Niederlassungen in 37 Ländern weltweit unterhält. In Deutschland erscheint der Titel in zehn Städten, je nach Stadt liegt die Frequenz bei 2-3 mal pro Jahr.

Das Heft beinhaltet neben dem Einkaufsführer auch einen City Guide, der über Theater, Museen und Restaurants informiert, sowie einen integrierten Stadtplan. Der Umfang je Ausgabe liegt bei gut 100 Seiten.

Die Produktion der deutschen Ausgaben liegt in den Händen der in Hamburg ansässigen Agentur NETWØRK GmbH. Geschäftsführer Sönke Martensen: "Als Produktionsagentur steuern und koordinieren wir den gesamten Prozess. Zudem übernehmen wir die Ausschreibung für die Vergabe der Aufträge an die Druckereien".

Martensen weiter: "Unser Qualitätsmanagement ist dann verantwortlich für das Gesamtergebnis. Vorrangig nehmen wir unseren Kunden die technische Seite der Publikationserstellung ab und arbeiten daher ab einem gewissen Umfang bei Layoutarbeiten mit externen Partnern zusammen, die wir an unser Redaktionssystem anbinden".

Als der Job dann im Jahre 2007 an NETWØRK herangetragen wurde, machte sich Martensen denn auch gleich Gedanken, wie der aufwändige Produktionsprozess "schlanker" gestaltet werden könnte.

Die Aufgabenstellung

Zu diesem Zeitpunkt lag die Produktion bei einem Verlag in Luxemburg und wurde, so Martensen, noch "traditionell" abgewickelt. Gestaltet wurde zwar bereits in Adobe InDesign, für Korrekturen wurden jedoch noch PDFs der Seiten hin und her gesandt – bei rund 3.000 Seiten im Jahr für die zehn unterschiedlichen Ausgaben ein aufwändiger und fehlerträchtiger Prozess. NETWØRK entschied sich daher, für die Produktion ein Redaktionssystem einzusetzen. Die Anforderungen: das System muss die Abläufe für alle Beteiligten transparent machen, es muss leicht zu verstehen sein und muss, vor allem, Arbeit abnehmen.

Die Evaluierungsphase

Das Team um Geschäftsführer Martensen sah sich mehrere Lösungen an, die jeweils verschiedene Ansätze verfolgten. Am Ende setzte sich nach intensiver Evaluierung WoodWing Enterprise durch – entscheidend war neben der Leistungsfähigkeit und der Kostenstruktur auch der bestehende gute Kontakt zum Systemintegrator, der ebenfalls in Hamburg ansässigen Jeberien Consulting GmbH.

Die Umsetzung

Der Start mit der neuen Lösung war ein Sprung ins kalte Wasser – von der Entscheidung für WoodWing Enterprise bis zum Beginn der ersten "heißen" Produktion vergingen gerade einmal sechs Wochen. Trotzdem gestaltete er sich problemlos. NETWØRK übernahm die InDesign-Vorlagen des Luxemburger Verlages und pflegte sie in das System ein – und legte nach intensiver Schulung los. Auch hier zahlte sich, so Martensen, die gute Zusammenarbeit mit Jeberien Consulting aus.

Heute ist der Produktionsprozess in sich straff und effizient organisiert. Bei Global Refund Deutschland in Düsseldorf arbeiten vier Mitarbeiter über Adobe InCopy im Fernzugriff am System – sie verfassen die Texte und aktualisieren bestehende Einträge.
Zudem greifen rund zehn Vertriebsmitarbeiter über ihre Webbrowser auf das System zu, um die Platzierung von Anzeigen zu prüfen. Alle Seitenfreigaben erteilt der Kunde dann komfortabel über die Webbrowser-Oberfläche des Systems.

Das fünfköpfige Grafikteam bei NETWØRK stellt die Konsistenz des Layouts gemäß der Corporate Design Richtlinien des Kunden sicher. Es platziert und aktualisiert dabei auch alle Bilder – je Stadt und Ausgabe etwa 50-60 Fotos. Alle Anzeigen werden von den Anzeigenkunden direkt an NETWØRK übermittelt und vom Grafikteam gemäß des Anzeigenplans platziert, teilweise werden die Anzeigen auch gestaltet. Dazu gehört dann auch der nötige Druckfreigabeprozess mit den Anzeigenkunden.

Technisch ist, so Martensen, die Implementierung von WoodWing Enterprise bei NETWØRK absolut Standard. So kommt als Datenbank MySQL zum Einsatz, und das System wurde nicht mit weiteren Lösungen integriert. Martensen: "WoodWing Enterprise kann fast alles, was wir brauchen, im geforderten Umfang abbilden".

Das Fazit

Martensen erläutert, dass aufgrund der Übernahme des Projekts von einem anderen Verlag keine harten Zahlen für die Steigerung der Effizienz genannt werden können. Aber, und das zähle, ist der Kunde nun in der Lage, die Inhalte einfach und komfortabel selbst zu pflegen und zu aktualisieren. Dabei ist der Status der einzelnen Seiten für jeden Projektbeteiligten jederzeit und von jedem Ort überprüfbar.

Diese Vorzüge schätzt das NETWØRK-Team um Geschäftsführer Sönke Martensen so sehr, dass die Hamburger planen, demnächst ein weiteres Magazin mit WoodWing Enterprise zu produzieren. Auch über eine ASP-Lösung wird nachgedacht.