Nachfolgend ein Anwenderbericht des deutschsprachige Kunden newheads
Die newheads GmbH setzt auf WoodWing Enterprise
Das Hamburger Designbüro newheads GmbH bündelt verschiedene Kompetenzen unter einem Dach: von Design und Konzeption über die Produktion von Werbemitteln bis hin zur Programmierung und dem Hosting von Webseiten und Webanwendungen.
Die besondere Spezialität des Teams um Herrn Johann C. Vosteen, der als geschäftsführender Gesellschafter der newheads GmbH agiert, liegt in der Entwicklung von datenbankgestützten Webanwendungen, welche im Jahre 2004 ihren Höhepunkt in der Entwicklung eines eigenen Content Management Systems (CMS) fand. Ein Kunde der ersten Stunde ist der Versicherungskonzern ARAG Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG, der seine Online Design Guidelines und eine Bilddatenbank als Extranetanwendung auf der Basis des newheads CMS zur Verfügung stellt.
Dank der langjährigen guten Zusammenarbeit mit der newheads GmbH beauftragte der Rechtsschutzversicherer diese, ein System für die Produktion der Marketingmaterialien zu finden.
Die Evaluierungsphase
Nach Validierung verschiedener etablierter Systeme stieß Herr Johann C. Vosteen schließlich auf das Redaktionssystem WoodWing Enterprise (WoodWing Enterprise) von WoodWing. Herr Johann C. Vosteen schildert die Herausforderung: "Die Arbeitsweise bei der Erstellung der Marketingmaterialien war zu komplex und erforderte viele Abstimmungsprozesse.
Sie sollte simplifiziert werden und unser Ziel bestand nun darin, eine intelligente technische Lösung für einen transparenteren und effizienteren Redaktionsablauf zu finden. Zudem sollte sich das System leicht in die bestehende Systemlandschaft integrieren lassen. Daher war nach halbjähriger Suche klar: kein anderes Produkt außer WoodWing Enterprise (WoodWing Enterprise) deckt die Bedürfnisse der ARAG in ähnlich zufrieden stellendem Maße ab und bietet zudem das technische Potential, redaktionelle Abläufe bei vergleichsweise niedrigen Kosten zu optimieren."
Die Umsetzung
Erste Priorität nach der Entscheidung für WoodWing Enterprise hatte die Optimierung der Arbeitsweise zwischen den an der Erstellung beteiligten Grafikern und Redakteuren der Standorte in Düsseldorf und München. Die ARAG entschied sich, auch hier auf die Kompetenz der newheads GmbH zurück zu greifen. Es wurde ein technisches Konzept erarbeitet, nach welchem der Server für das Redaktionssystem zentral in einem Rechenzentrum in Hamburg steht und für die Standorte über mehrfach Gigabit angebunden ist.
Beide Standorte (Benutzergruppen) können nun zeitgleich an der Erstellung arbeiten. Dieses liegt an der technischen Trennung von Text und Layout, welche eine parallele Bearbeitung des Dokuments durch verschiedene Mitarbeiter ermöglicht. Auf diese Weise konnte das Zeitmanagement der Redaktion erheblich verbessert werden, da das Dokument nach einem Ampelprinzip seinen vorgegebenen Workflow durchläuft. Zwischenschritte werden nun von Anfang bis zum Ende der Dokumenterstellung sichtbar und der Status des Dokuments kann zeilengenau überprüft werden.
Das Fazit
Erste Erfolge haben sich nach Rücksprache mit den redaktionell Verantwortlichen bereits bemerkbar gemacht. "Für die Redaktionsleitung ist es viel einfacher, die Ressourcen zu kalkulieren. Früher mussten Faxe, Mails und/oder PDFs von Standort zu Standort geschickt werden, um sie redaktionell oder grafisch abzustimmen. Dieser Prozess kostete enorm viel Zeit, und es konnte auch nicht immer genau zurückverfolgt werden, wer welche Änderung durchgeführt hatte. Die Verantwortung der Mitarbeiter wird durch WoodWing Enterprise entflochten, und ein transparenter Produktionsprozess möglich gemacht, der letztendlich allen an der Produktion beteiligten Mitarbeitern zugute kommt."
Die nächsten Schritte
Realisiert wurde die Integration von WoodWing Enterprise mit der in Hamburg ansässigen ProPublish AG. Herr Johann C. Vosteen setzt auch weiterhin auf die Betreuung durch den Softwareintegrator: "Das unkomplizierte Team mit zuverlässigem back-office hat uns jederzeit mit Rat und Tat zur Seite gestanden. Für die Zukunft stellen wir uns einen deutlichen Ausbau des Angebotes der newheads GmbH auf Basis von WoodWing Enterprise vor. Einer der nächsten Akquiseschritte wird im Agenturbereich liegen, da WoodWing Enterprise auch hier die Zusammenarbeit zwischen Werbeagenturen und ihren Kunden stark optimiert.", so Herr Johann C. Vosteen weiter.
